POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y MANEJO DE BASE DE DATOS CORPORATIVA DE LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA

La FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA está comprometida con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la
información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales.

De igual forma y en cumplimiento de lo establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, LA FEDERACION ECUESTRE DE
COLOMBIA establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles
adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre.

BASE DE DATOS Y ARCHIVOS
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos y archivos que LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA , recolecte,
almacene, use, administre en toda su estructura organizacional a nivel nacional, así como de sus procesos de Mercadeo, Investigación, Diseño de servicios, Negociación, Ventas,
Gerenciamiento de Clientes, Gestión de Compras y Abastecimiento, Selección y Vinculación de Talentos, Formación, Bienestar y Desarrollo, Compensación Salarial y otros Pagos, Seguridad Social y Aportes Parafiscales, Facturación, Gestión de Recaudo, Salud Ocupacional, Administración del Recurso Financiero, Administración del Recurso Tecnológico, Comunicaciones, Jurídico, Gestión contable y Tributaria, Planeación Financiera, Capital Humano y todos los demás que sean creados dentro de la FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA .

Así mismo, aplica para los datos personales provenientes de los contactos, usuarios de cualquier cuenta en redes sociales y páginas corporativas de LA FEDERACIÓN ECUESTRE DE COLOMBIA .

LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA considera como activo de información:

• Los datos creados o utilizados por un proceso de la organización en medio digital,
en papel o en otros medios.
• El hardware y el software utilizado para el procesamiento, transporte o
almacenamiento de información.
• Los servicios utilizados para la transmisión, recepción y control de la información.
• Las herramientas o utilidades para el desarrollo y soporte de los sistemas de
información.
• La información recolectada referente a los socios y/o clientes.

DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto
sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual, y los datos biométricos.
Datos privados: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o del tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado
del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los
datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

OBJETIVO

La FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA tiene como objetivo principal, establecer
los lineamientos necesarios para obtener la autorización de los titulares y efectuar el
tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a
sus titulares, los canales de atención, así como los procedimientos internos para el
tratamiento.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA, quien actúa como responsable del
tratamiento de datos personales. Todos los funcionarios, contratistas y terceros que
tengan relación con LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA y que ejerzan
tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los
procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

PRINCIPIOS

1. Principios Generales
a) LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA promueve la protección de
derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre,
honra e imagen personal, y por lo tanto, todas las actuaciones se regirán
por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación
informática, la libertad y la transparencia.
b) LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA reconoce que su legítimo
derecho al tratamiento de los datos personales de los titulares de
información debe ser ejercido dentro del marco específico de la legalidad,
el consentimiento del titular y las específicas instrucciones impartidas por
los Responsables del Tratamiento cuando sea el caso.
c) Quien en ejercicio de su actividad suministre cualquier tipo de información o
dato personal a LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA en su
condición de encargado o responsable del tratamiento, podrá ejercer sus
derechos como titular de la información para conocerla, actualizarla y
rectificarla conforme a los procedimientos establecidos en la ley aplicable y
en la presente política.

2. Principios específicos
a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de
datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y
aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos
fundamentales y conexos.
b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato
legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos
personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos en el
desarrollo de las actividades de LA FEDERACION ECUESTRE DE
COLOMBIA, estarán subordinados y atenderán a una finalidad legítima, la
cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de
datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LA
FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA , en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de
información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada,
capturada, recolectada y sujeta al tratamiento en el desarrollo de las
actividades de LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA , serán
objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y
estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas
tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
y repositorios físicos y electrónicos, evitando su adulteración, modificación,
pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no
autorizado.

g) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que
administran, manejen, actualicen o tengan acceso a información de
naturaleza personal, se comprometen a conservar y mantener de manera
estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal,
comercial, contable, técnica, o de cualquier otro tipo suministrada en la
ejecución y ejercicio de sus funciones. Este deber se hace extensivo a
todos aquellos terceros aliados, colaboradores o vinculados que se
relacionen mediante cualquier vínculo convencional o contractual con LA
FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: SANTIAGO LIZARRALDE CAMPO – REPRESENTANTE LEGAL
DE LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA y todos los empleados de la misma.
Dirección física: CALLE 98 # 21-36 OF 602 BOGOTA
Dirección electrónica:info@fedecuestre.com
Teléfono: 601 6181276

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA realiza la recolección, recepción,
almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, transferencia o
transmisión con entidades privadas con las que se tiene contratos, acuerdos o convenios
para que provean servicios a LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA . El
tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado
previamente, registrado y comunicado al titular de la información.

 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA realiza el tratamiento de datos personales
con las siguientes finalidades:
a) Cumplir con los lineamientos, objetivos y funciones establecidas en el Decreto
4108 de 2011, Ley 1562 de 2012, Ley 1610 de 2013 y las demás normas
concordantes que regulen la materia.
b) Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o
supresión de datos, y revocatorias de la autorización entregada por los titulares.
c) Registrar la información de datos personales en las bases de datos de LA
FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA , con la finalidad de analizar, evaluar,
y realizar el envío de información de interés relacionada con el objeto social del
responsable del tratamiento de datos personales.
d) Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.

e) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de
relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo del
personal vinculado a la FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA .
f) Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización
de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de
las distintas áreas y funciones de LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA
g) Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de LA
FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA , permitiendo el desarrollo de las
actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral.
h) Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de
nómina.
i) Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del
trabajador y su entorno laboral y familiar.
j) Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los
requerimientos del cargo y lineamientos Corporativos.
k) Administrar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, propendiendo
por la mitigación de riesgos, así como la adecuada atención de incidentes.
l) Gestionar los procedimientos de desvinculación laboral, así como el cumplimiento
de las obligaciones económicas correspondientes.
m) Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales
asociados al perfil del cargo.
n) Soportar el relacionamiento comercial con los clientes, socios y/o prospectos,
permitiendo su registro en los sistemas de gestión de LA FEDERACION
ECUESTRE DE COLOMBIA para el desarrollo de los procedimientos contables,
logísticos, comerciales y financieros de la operación.
o) Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, socios y/o
asociados, así como la atención oportuna de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias PQRS, que permitan evaluar la calidad de los productos y servicios
ofertados por LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA.
p) Desarrollar actividades de marketing procurando el fortalecimiento de la gestión
comercial de LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA.

q) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes, socios y/o asociados
actuales o potenciales en los eventos o actividades comerciales o de promoción,
conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante
grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o
encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han
incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA ha designado a la Asistente de la
Secretaría General, como área encargada de recibir las solicitudes de consulta,
actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales.
Para esto LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA ha establecido los siguientes
medios para la presentación de solicitudes:
a) Escrito: Dirigido a Federación Ecuestre de Colombia y radicado en la Calle 98 #
21-36 of 602 .
b) Correo electrónico: info@fedecuestre.com

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS
LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA como responsable de la información tiene
el deber de:
a) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
b) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a
cada encargado del tratamiento de información.
c) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley
1581 de 2012. d. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18
de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables del tratamiento y
encargados del tratamiento”.

DISPOSICIONES FINALES
LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA se reserva el derecho de modificar la
presente política en cualquier momento.
En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información
personal, los titulares de la información o sus representantes podrán ejercer sus derechos
como titulares de la información en los términos previamente descritos.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia
igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas
en esta política.
Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual
de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

VIGENCIA.
Esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales y manejo de base de
datos corporativa de LA FEDERACION ECUESTRE DE COLOMBIA entra en vigencia
vigente a partir del 28 de enero de 2022 y será publicada en la pagina web
www.fedecuestre.com

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